Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, kurz EAR, ist eine einfache Methode, um den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln. Dabei stellst du deine betrieblichen Einnahmen den betrieblichen Ausgaben gegenüber.

Die Grundidee ist simpel: Einnahmen minus Ausgaben ergibt Gewinn. Dieser Gewinn ist die Basis für deine Einkommensteuer.

Je nach Situation spielen zusätzlich Umsatzsteuer, Sozialversicherung, Investitionen, Abschreibungen und Pauschalierungen eine Rolle. Weil Steuern offenbar nicht dulden können, dass ein Konzept länger als zwölf Sekunden einfach bleibt.

Kurz gesagt: Die EAR zeigt, was in einem Jahr tatsächlich hereingekommen ist, was betrieblich hinausgegangen ist und welcher Gewinn übrig bleibt.

Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird in Österreich vor allem von Einzelunternehmer:innen, Freelancer:innen, Freiberufler:innen und kleineren Gewerbebetrieben genutzt, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Typische Beispiele

  • Fotograf:innen und Videograf:innen
  • Grafikdesigner:innen und Kreative
  • Social-Media-Freelancer
  • Berater:innen und Coaches
  • Entwickler:innen und IT-Dienstleister:innen
  • Nebenberuflich Selbstständige
  • Kleine Gewerbebetriebe und EPUs

Für viele Selbstständige ist die EAR deutlich praktikabler als doppelte Buchhaltung. Du musst keine Bilanz erstellen, sondern arbeitest mit tatsächlichen Geldflüssen, Belegen und Kategorien.

Wichtig: Ob du die EAR verwenden darfst, hängt von deiner konkreten Unternehmensform, Tätigkeit und Umsatzsituation ab. Bei GmbHs oder komplexeren Strukturen ist meist eine andere Form der Gewinnermittlung relevant.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung funktioniert nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip. Das bedeutet: Einnahmen und Ausgaben werden grundsätzlich dann erfasst, wenn das Geld tatsächlich fließt.

Beispiel Einnahme

Du stellst am 20. Dezember 2026 eine Rechnung. Deine Kundin bezahlt aber erst am 8. Jänner 2027. Für die EAR zählt die Einnahme grundsätzlich im Jahr 2027, weil das Geld erst dann auf deinem Konto eingeht.

Beispiel Ausgabe

Du kaufst im Dezember ein neues Abo für deine Arbeitssoftware, die Zahlung wird aber erst im Jänner abgebucht. Dann ist grundsätzlich der Zahlungszeitpunkt entscheidend.

Das ist einer der wichtigsten Unterschiede zur doppelten Buchhaltung. Dort werden Forderungen und Verbindlichkeiten anders behandelt. Bei der EAR zählt im Alltag meist der tatsächliche Zahlungsfluss.

Was zählt zu den Einnahmen?

Betriebseinnahmen sind alle Einnahmen, die mit deiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Dazu gehören nicht nur klassische Honorare, sondern auch andere Vergütungen oder Kostenersätze.

Typische Einnahmen

  • Honorare für Dienstleistungen
  • Erlöse aus Produktverkäufen
  • Projektzahlungen von Kund:innen
  • Anzahlungen und Teilzahlungen
  • Kostenersätze, wenn sie betrieblich veranlasst sind
  • Provisionen oder Lizenzzahlungen

Entscheidend ist, dass die Einnahmen betrieblich veranlasst sind. Private Zahlungen gehören nicht in deine EAR. Klingt banal, aber irgendwo da draußen benennt gerade jemand eine private Rückzahlung als „Projekt Sonstiges“.

Was zählt zu den Ausgaben?

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch deine selbstständige Tätigkeit veranlasst sind. Sie reduzieren deinen Gewinn und damit grundsätzlich auch die steuerliche Bemessungsgrundlage.

Typische Betriebsausgaben

  • Arbeitsmittel und Equipment
  • Software-Abos und digitale Tools
  • Webhosting, Domains und E-Mail-Dienste
  • Telefon, Internet und Bürokosten
  • Fahrtkosten und Reisekosten
  • Fortbildungen und Fachliteratur
  • Marketing, Werbung und Drucksorten
  • Steuerberatung und Buchhaltungsunterstützung
  • Sozialversicherungsbeiträge
Tipp: Trenne private und betriebliche Ausgaben so sauber wie möglich. Je weniger du später rekonstruieren musst, desto weniger wird deine Buchhaltung zur archäologischen Ausgrabung.

Nicht jede Ausgabe ist sofort vollständig absetzbar. Bei größeren Anschaffungen kann eine Abschreibung über mehrere Jahre notwendig sein. Bei gemischt genutzten Dingen, etwa Handy oder Internet, kann nur der betriebliche Anteil relevant sein.

Umsatzsteuer in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Ob Umsatzsteuer in deiner EAR eine Rolle spielt, hängt davon ab, ob du Kleinunternehmer:in bist oder umsatzsteuerpflichtig arbeitest.

Wenn du Kleinunternehmer:in bist

  • Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.
  • Du darfst keine Vorsteuer abziehen.
  • Deine Buchhaltung ist einfacher.
  • Du musst deine Umsatzgrenze im Blick behalten.

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist

  • Du verrechnest Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen.
  • Du führst Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.
  • Du kannst Vorsteuer aus betrieblichen Ausgaben geltend machen.
  • Du musst Umsatzsteuer korrekt auswerten und melden.

In Österreich gibt es mehrere Umsatzsteuersätze, unter anderem 20 %, 13 %, 10 % und 0 %. Welcher Satz gilt, hängt von deiner Leistung oder Lieferung ab. Für viele Dienstleistungen gilt 20 %, aber es gibt Ausnahmen. Natürlich gibt es Ausnahmen. Sonst wäre es ja verdächtig angenehm.

Belege und Aufbewahrung

Für deine EAR brauchst du nachvollziehbare Aufzeichnungen. Das bedeutet: Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen, Honorarnoten, Bankbelege und Zahlungsnachweise sollten sauber dokumentiert sein.

In Österreich müssen steuerlich relevante Aufzeichnungen und Belege grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden. Das betrifft etwa Rechnungen, Bankauszüge, Zahlungsbelege und sonstige Unterlagen, die für deine steuerliche Gewinnermittlung wichtig sind.

Welche Belege du sammeln solltest

  • Ausgangsrechnungen an Kund:innen
  • Eingangsrechnungen von Lieferant:innen
  • Honorarnoten
  • Bankauszüge und Zahlungsbestätigungen
  • Reisekostenbelege
  • Belege für Arbeitsmittel, Software und Büroausgaben
  • Nachweise für betriebliche Fahrten oder gemischte Nutzung
Praktisch: Digitale Belege sind okay, solange sie lesbar, nachvollziehbar und ordentlich gespeichert sind. Wichtig ist, dass du später noch erklären kannst, was der Beleg war und warum er betrieblich relevant ist.

Ein einfaches Beispiel für eine EAR

Nehmen wir eine selbstständige Designerin in Österreich. Sie erzielt im Jahr 2026 Einnahmen aus Projekten und hat laufende Ausgaben für Software, Hardware, Website und Beratung.

Position Betrag
Betriebseinnahmen 42.000 €
Software & Tools − 2.400 €
Equipment − 3.200 €
Website & Marketing − 1.500 €
Steuerberatung − 900 €
Sonstige Betriebsausgaben − 2.000 €
Gewinn laut vereinfachtem Beispiel 32.000 €

Dieses Beispiel ist bewusst vereinfacht. In der echten Buchhaltung können Abschreibungen, Umsatzsteuer, Sozialversicherung, Privatanteile und Pauschalierungen dazukommen.

Typische Fehler bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die EAR ist einfacher als doppelte Buchhaltung, aber nicht automatisch narrensicher. Die häufigsten Fehler entstehen meistens nicht aus böser Absicht, sondern aus Chaos, Aufschieben und der menschlichen Illusion, man werde sich „eh später noch erinnern“.

  • Belege fehlen: Ausgaben werden erfasst, aber der Nachweis fehlt.
  • Privat und betrieblich vermischt: Besonders bei Handy, Internet, Auto oder Arbeitszimmer.
  • Falscher Zeitraum: Einnahmen oder Ausgaben werden im falschen Jahr erfasst.
  • Umsatzsteuer falsch behandelt: Vor allem beim Wechsel von Kleinunternehmerregelung zur USt-Pflicht.
  • Kategorien zu ungenau: Alles landet unter „Sonstiges“, dem schwarzen Loch der Buchhaltung.
  • Umsatzgrenzen nicht überwacht: Besonders gefährlich bei Kleinunternehmer:innen.

Wie Accounted deine EAR einfacher macht

Accounted wurde für Selbstständige in Österreich gebaut, die ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung klar, digital und ohne unnötigen Overhead führen wollen.

  • Einnahmen und Ausgaben schnell erfassen
  • Belege digital zuordnen
  • Projekte und Kontakte organisieren
  • Österreichische Umsatzsteuersätze berücksichtigen
  • Kleinunternehmergrenze im Blick behalten
  • Berichte für Monat, Quartal und Jahr erstellen
  • Daten über iCloud zwischen iPhone und Mac synchronisieren

Accounted ist keine Steuerberatung und ersetzt keine fachliche Prüfung. Aber es hilft dir, deine Zahlen laufend sauber zu halten, statt am Jahresende in einem Ordner namens „Buchhaltung final FINAL wirklich final“ zu verzweifeln.

Häufige Fragen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung. Dabei werden die betrieblichen Einnahmen den betrieblichen Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz ergibt den Gewinn.

Wann werden Einnahmen in der EAR erfasst?

Grundsätzlich werden Einnahmen dann erfasst, wenn das Geld tatsächlich zufließt, also zum Beispiel auf deinem Bankkonto eingeht.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Steuerlich relevante Aufzeichnungen und Belege müssen in Österreich grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden.

Ist die EAR dasselbe wie doppelte Buchhaltung?

Nein. Die EAR ist einfacher und basiert grundsätzlich auf tatsächlichen Geldflüssen. Die doppelte Buchhaltung arbeitet mit Bilanz, Forderungen, Verbindlichkeiten und deutlich mehr Struktur.

Kann Accounted meine EAR erstellen?

Accounted hilft dir, Einnahmen, Ausgaben, Belege, Projekte und Auswertungen sauber zu erfassen. Die App unterstützt dich bei der laufenden Buchhaltung, ersetzt aber keine Steuerberatung.