Buchhaltung für EPU in Österreich: Was du wirklich brauchst

Was ist ein EPU — und warum ist Buchhaltung anders?

EPU steht für Einzelpersonenunternehmen — also Selbstständige, die allein arbeiten, ohne Mitarbeiter. In Österreich sind laut WKÖ rund 345.000 Unternehmen EPU — das sind über 60 % aller Unternehmen im Land.

Als EPU bist du gleichzeitig Geschäftsführer, Buchhalter, Vertriebler und Fachkraft. Die Buchhaltung muss deshalb eines sein: effizient. Kein Zeitfresser, kein Fachwissen-Monster, kein Angstthema. Sondern ein klarer Prozess, der dich nicht vom eigentlichen Arbeiten abhält.

Die gute Nachricht: Als EPU in Österreich gelten für dich die einfachsten Buchhaltungsregeln. Keine Bilanz, keine doppelte Buchführung — nur die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Und mit dem richtigen Werkzeug dauert das pro Woche weniger als 15 Minuten.

Rechtliche Pflichten: Was das Gesetz von dir verlangt

Auch wenn die EAR die einfachste Form der Gewinnermittlung ist — es gibt klare gesetzliche Pflichten, die du einhalten musst. Hier die vollständige Übersicht:

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR)

Als EPU mit einem Jahresumsatz unter 700.000 € (in zwei aufeinanderfolgenden Jahren) bist du berechtigt, die EAR zu nutzen. Du musst alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge aufzeichnen — und zwar nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Es zählt der Tag, an dem das Geld fließt, nicht der Rechnungstag.

Aufbewahrungspflicht (BAO § 132)

Alle Bücher, Aufzeichnungen und Belege müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden — gerechnet ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Das heißt: Belege aus 2026 müssen bis mindestens Ende 2033 verfügbar sein.

Digitale Belege sind gleichwertig mit Papierbelegen, sofern sie:

• Vollständig und richtig sind
• Unveränderbar gespeichert werden
• Jederzeit lesbar und abrufbar sind

UVA (Umsatzsteuervoranmeldung)

Wenn du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt (also umsatzsteuerpflichtig bist), musst du regelmäßig eine UVA bei FinanzOnline einreichen:

• Jahresumsatz über 100.000 €: Monatlich, bis zum 15. des übernächsten Monats
• Jahresumsatz unter 100.000 €: Quartalsweise, gleiche Frist

Die UVA enthält deine vereinnahmte USt, deine gezahlte Vorsteuer und die resultierende Zahllast (oder Gutschrift).

Kleinunternehmerregelung

Liegt dein Jahresumsatz unter 55.000 € netto, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Dann bist du von der Umsatzsteuer befreit — keine USt auf Rechnungen, keine UVA, kein Vorsteuerabzug. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich.

Du musst allerdings aktiv überwachen, ob du die Grenze erreichst. Eine einmalige Überschreitung um bis zu 15 % (bis 63.250 €) innerhalb von 5 Jahren ist toleriert.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Für Rechnungen über 400 € brutto gelten erweiterte Pflichtangaben nach § 11 UStG:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Empfängers
• Menge und Art der Leistung
• Tag oder Zeitraum der Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• UID-Nummer (des Ausstellers, bei Rechnungen über 10.000 € auch die des Empfängers)

Für Kleinbetragsrechnungen (bis 400 € brutto) gelten vereinfachte Regeln — aber Achtung: Auch hier müssen Name, Anschrift, Leistung, Betrag und Steuersatz drauf stehen.

Einkommensteuererklärung (E1 + E1a)

Einmal jährlich reichst du bei FinanzOnline die Einkommensteuererklärung ein. Als EPU mit Einkünften aus selbstständiger oder gewerblicher Tätigkeit brauchst du die Beilage E1a (oder E1a-K für Freiberufler). Dort werden deine Einnahmen, Ausgaben und der Gewinn erklärt.

Frist: 30. April (Papier) oder 30. Juni (FinanzOnline). Mit Steuerberater verlängert sich die Frist oft bis März des Folgejahres.

Anlageverzeichnis

Wenn du Wirtschaftsgüter besitzt, die mehr als 1.000 € netto kosten (Geringwertigkeitsgrenze 2025/2026), musst du ein Anlageverzeichnis führen. Darin werden alle Anlagegüter mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und jährlicher Abschreibung (AfA) erfasst.

Die 8 häufigsten Fehler, die EPU bei der Buchhaltung machen

1. Buchungen aufschieben

Der Klassiker: Monatelang nichts buchen, dann am Jahresende alles auf einmal nachholen. Das führt zu Fehlern, vergessenen Buchungen und unnötigem Stress. Besser: Einmal pro Woche 15 Minuten investieren.

2. Privat und geschäftlich vermischen

Ohne eigenes Geschäftskonto ist es fast unmöglich, sauber zu buchen. Jede Privatausgabe muss mühsam herausgefiltert werden. Ein separates Konto (auch ein kostenloses Girokonto) löst dieses Problem sofort.

3. Belege nicht aufbewahren

„Den Beleg brauch ich nicht, ist ja nur ein Kaffee." — Doch, brauchst du. Jede Betriebsausgabe braucht einen Beleg. Und der muss 7 Jahre auffindbar sein. Digitale Belegscans sind hier die Rettung.

4. KU-Grenze nicht überwachen

Du bist Kleinunternehmer und buchst einfach vor dich hin — bis du am Jahresende feststellst, dass du die 55.000 € überschritten hast. Dann wirst du rückwirkend umsatzsteuerpflichtig — für alle Umsätze des Jahres. Das kann teuer werden.

5. Zufluss-Abfluss-Prinzip ignorieren

Du stellst im Dezember eine Rechnung über 5.000 € und buchst sie sofort als Einnahme. Aber der Kunde zahlt erst im Jänner. Bei der EAR zählt die Einnahme ins neue Jahr — nicht ins alte. Falsche Zuordnung verfälscht den Jahresgewinn und damit die Steuer.

6. AfA vergessen

Du kaufst einen Laptop um 2.500 € und buchst den gesamten Betrag als Ausgabe. Falsch: Wirtschaftsgüter über 1.000 € netto müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden (z.B. 3 Jahre für IT-Equipment). Im ersten Jahr darfst du nur einen Teil absetzen.

7. Keine Rechnungsnummern verwenden

Gesetzlich vorgeschrieben: Fortlaufende Rechnungsnummern. Lücken in der Nummernfolge können bei einer Prüfung Fragen aufwerfen. Eine App vergibt Nummern automatisch — bei manueller Rechnungserstellung passieren hier leicht Fehler.

8. SVS-Beiträge nicht als Betriebsausgabe buchen

Deine Sozialversicherungsbeiträge (SVS) sind als Betriebsausgabe absetzbar. Viele EPU vergessen das — und zahlen dadurch mehr Einkommensteuer als nötig.

Checkliste: Was dein Buchhaltungs-Setup als EPU braucht

Ob App, Excel oder Steuerberater — dein Setup muss folgende Punkte abdecken:

Tools im Vergleich: Was passt für EPU?

Es gibt verschiedene Wege, die Buchhaltung als EPU zu erledigen. Hier ein ehrlicher Überblick:

Excel / Google Sheets

Vorteile: Kostenlos (wenn vorhanden), flexibel, vertraut.

Nachteile: Keine Steuerlogik, fehleranfällig, keine Belegverwaltung, kein mobiler Zugang, keine automatischen Berichte. Für die ersten Monate okay, aber schnell an der Grenze.

Steuerberater

Vorteile: Professionell, rechtssicher, nimmt dir alles ab.

Nachteile: Teuer (typisch: 150–300 €/Monat für laufende Buchhaltung), du hast wenig Einblick in deine eigenen Zahlen, Abhängigkeit von einer Person. Sinnvoll für komplexe Fälle, aber für ein EPU mit 20 Buchungen pro Monat oft überdimensioniert.

Web-basierte Buchhaltungs-Software

Vorteile: Plattformunabhängig, viele Funktionen, oft gut für Teams.

Nachteile: Oft auf Deutschland fokussiert (EÜR statt EAR), braucht Internet, Daten auf fremden Servern, höhere Preise (20–40 €/Monat), keine Face ID, kein echter Offline-Modus.

Native Buchhaltungs-App (Apple)

Vorteile: Schnell, offline-fähig, Face ID, iCloud Sync, günstig oder kostenlos.

Nachteile: Nur auf Apple-Geräten verfügbar. Wenn du Windows oder Android nutzt, ist das keine Option.

Wie Accounted EPU unterstützt

Accounted wurde genau für EPU in Österreich entwickelt. Keine Funktionen, die du nicht brauchst — aber alles, was du brauchst:

Einnahmen & Ausgaben

Buchungen erfassen in wenigen Sekunden. Automatische USt-Berechnung mit allen 4 österreichischen Sätzen. Zufluss-Abfluss-Prinzip ist Standard — du gibst das Datum des Geldflusses ein, nicht das Rechnungsdatum.

Belegscan & OCR

Beleg fotografieren, OCR erkennt Betrag und Datum, direkt der Buchung zuordnen. Verschlüsselt in deinem privaten iCloud-Container gespeichert — die 7-Jahres-Frist hast du damit automatisch im Griff.

Rechnungen

Professionelle Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG. Fortlaufende Nummern, dein Firmenlogo, PDF-Export, E-Mail-Versand — direkt aus der App.

KU-Grenzüberwachung

Im Dashboard siehst du jederzeit, wie nah du an der 55.000-€-Grenze bist. Die App warnt dich rechtzeitig, wenn du dich der Grenze näherst.

UVA & E1a

UVA-Werte werden automatisch aus deinen Buchungen berechnet — nach USt-Satz gruppiert. Die E1a-Kennzahlen (KZ 9040–9230) berechnet Accounted in beiden Varianten (SA und GW) und empfiehlt die günstigere Option.

Anlageverzeichnis

Anlagegüter erfassen, Nutzungsdauer wählen, AfA wird automatisch berechnet — inklusive Halbjahresregel und korrekter Berücksichtigung in der E1a.

iCloud Sync & Offline

Alle Daten synchronisieren sich automatisch zwischen iPhone, iPad und Mac. Vollständig offline nutzbar. Kein Fremdserver, kein Tracking, kein Login.

Face ID / Touch ID

Deine Finanzdaten sind biometrisch geschützt. Die App sperrt sich automatisch, wenn du sie verlässt.

Was kostet das?

Accounted bietet vier Stufen:

Zum Vergleich: Ein Steuerberater für laufende Buchhaltung kostet typisch 150–300 € pro Monat. Eine Web-basierte Lösung wie sevDesk startet bei 22,90 € — und ist trotzdem auf den deutschen Markt zugeschnitten.

Steuerberater oder selbst machen?

Eine Frage, die sich jedes EPU stellt. Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an.

Selbst machen lohnt sich, wenn:

• Du ein EPU mit überschaubaren Buchungen bist (bis ~100/Monat)
• Du ein Gefühl für deine Zahlen haben willst
• Du Kosten sparen möchtest
• Du eine App nutzt, die die Steuerlogik für dich übernimmt

Ein Steuerberater lohnt sich, wenn:

• Du komplexe Steuerfragen hast (Auslandsgeschäft, Beteiligungen, Umgründung)
• Du keine Zeit oder Lust auf Buchhaltung hast — wirklich gar keine
• Du einen hohen Umsatz hast und die Optimierungsmöglichkeiten maximieren willst
• Du dich im Gründungsjahr rechtlich absichern willst

Die kluge Mitte für die meisten EPU: Laufende Buchhaltung selbst in einer App, Steuerberater nur für die jährliche Steuererklärung und bei konkreten Fragen. So sparst du 80 % der Steuerberatungskosten und hast trotzdem professionelle Unterstützung.

Der Jahresablauf: So sieht Buchhaltung für EPU aus

Damit du ein Gefühl bekommst, wie viel Aufwand wirklich anfällt — hier der typische Jahresablauf:

Laufend (wöchentlich)

• Einnahmen und Ausgaben erfassen (~15 Min./Woche)
• Belege scannen (sofort nach Erhalt)
• Rechnungen erstellen und versenden

Monatlich / Quartalsweise

• UVA-Werte prüfen und bei FinanzOnline einreichen (wenn USt-pflichtig)
• Dashboard-Check: Umsatz, Gewinn, KU-Grenze

Jährlich

• E1a-Kennzahlen generieren lassen
• Einkommensteuererklärung (E1 + E1a) bei FinanzOnline einreichen
• Jahresbericht als PDF archivieren
• Anlageverzeichnis prüfen

Der Gesamtaufwand für ein typisches EPU mit 20–50 Buchungen pro Monat: Etwa 1 Stunde pro Woche für die laufende Buchhaltung plus ein halber Tag im Jahr für den Jahresabschluss. Mit einer guten App deutlich weniger.

Fazit: Buchhaltung als EPU muss nicht kompliziert sein

Die Buchhaltung gehört zu den Pflichten als EPU — aber sie muss kein Albtraum sein. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfachste Form der Gewinnermittlung, und mit dem richtigen Werkzeug erledigst du sie nebenbei.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Nutze die EAR — sie ist für EPU gemacht
• Halte die Aufbewahrungspflicht (7 Jahre) ein — am besten digital
• Überwache die KU-Grenze, wenn du Kleinunternehmer bist
• Trenne privat und geschäftlich (eigenes Konto)
• Buche zeitnah, nicht erst am Jahresende
• Nutze ein Tool, das österreichische Steuerlogik versteht

Accounted wurde genau dafür gebaut: Buchhaltung für EPU in Österreich — nicht mehr, nicht weniger. Und der Einstieg ist kostenlos.

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